3.0 Paquetería de oficina
Los
paquetes ofimáticos son programas que disponen todas las herramientas que se
necesitan para llevar el control de una oficina. Éstos pueden contener
Procesador de texto, Hoja de Cálculo, Base de Datos, Presentaciones gráficas, e
incluso herramientas de retoque fotográfico y diseño gráfico y programación
Web. Paquetes ofimáticos:
Open Office
Es
el paquete ofimático freeware más completo y más conocido GNU ya que su código
fuente se basa del paquete ofimático de Sun, Star Office. Dispone de todo tipo
de herramientas y es compatible, además con Windows con otros sistemas
operativos, disponible en castellano y compatible con MS Office 2000. Altamente
recomendable.
EasyOffice Freeware
Otro
paquete ofimático compatible con MS Office y con filtros de creación PDF, está
en inglés, aunque se pueden conseguir filtros en castellano. Dispone de los
clásicos programas de procesador de textos, hoja de cálculo, y demás, que
incluso te puedes descargar por separado para no bajarte todo el paquete (unos
33 MB.).
Disponible para Windows.
Los
paquetes ofimáticos son programas que disponen todas las herramientas que se
necesitan para llevar el control de una oficina. Éstos pueden contener
Procesador de texto, Hoja de Cálculo, Base de Datos, Presentaciones gráficas, e
incluso herramientas de retoque fotográfico y diseño gráfico y programación Web.
Siag
Office
Otro
paquete ofimático Freeware que ofrece un procesador de textos, hoja de cálculo
y navegador Web.
3.1 Procesador de texto
Los
procesadores de texto cumplen con una función similar a la que cumplían las
máquinas de escribir hace algunas décadas, aunque mucho más completa y
compleja. En la máquina de escribir, por ejemplo, cada letra mal escrita por el
usuario era impresa de forma inmediata en el papel, lo que imposibilitaba la
posibilidad de borrar.
Con
un procesador de texto, en cambio, es posible borrar y editar el contenido en
todo momento ya que su funcionalidad básica se realiza sobre la pantalla. Una
vez que la tarea de redacción ya está completada, el usuario tiene la opción de
guardar el documento en un soporte informático (ya sea en el disco rígido de su
computadora, en Internet o en CD) o de imprimir el material.
Pero
este tipo de programas informáticos presentan además otro importante número de
posibilidades que son las que han hecho que pasen a ser piezas imprescindibles
tanto en nuestra vida personal como en el ámbito laboral. Los procesadores de
texto también permiten intercalar imágenes y distintos tipos de gráficos dentro
del texto, lo que permite crear documentos más avanzados al no limitarse a las
palabras escritas.
Microsoft
Word, WordPerfect y OpenOffice.org Writer son algunos de los procesadores de
texto más populares.
Es
interesante resaltar el hecho de que, por ejemplo, Word se incluye dentro de un
paquete de programas llamado Microsoft Office que se enmarca en la categoría
ofimática. Con ellos se pueden realizar y trabajar con textos, hojas de
cálculo, presentaciones de diapositivas, bases de datos o correos electrónicos.
De ahí que este tipo de conjuntos sean vitales para las labores administrativas
de muchas empresas.
3.1.1 Barras de herramientas
Las
barras de herramientas contienen íconos o botones que ejecutan los comandos que
se utilizan para trabajar en cada programa. Microsoft creó las barras de herramientas,
ya que algunas veces es más sencillo hacer clic en un botón que abrir un menú y
buscar un comando.
Hay
íconos y botones exclusivos de cada programa de Office y hay otros, como es el
caso de los botones Nuevo, Abrir, Guardar e Imprimir, que son comunes a Word,
Excel y PowerPoint
3.1.2 Creación, edición de archivos,
Combinar
correspondencia
En
cualquier combinación de correspondencia se manejan tres elementos:
El
documento principal que sirve de punto de partida para preparar los diferentes
documentos;
la
información diferenciada que se desea combinar en el documento principal para
crear el conjunto de documentos únicos, por ejemplo, nombres y direcciones;
esta información se puede almacenar en un archivo aparte, denominado archivo de
datos (puede ser una hoja de cálculo de MS Excel o una lista de contactos de MS
Outlook); y el conjunto acabado de documentos. La información única o diferenciada es la que
debe diferir en cada copia que se cree. Ejemplos de información única pueden
ser las direcciones de los destinatarios, los nombres en la línea de saludo de
una carta modelo o las notas personales añadidas a cada destinatarios.
Al
efectuar una combinación la información única sustituye a los marcadores
insertados en el documento principal.
Al finalizar la combinación se obtiene el
conjunto de documentos individuales listos para imprimir (por ejemplo, cartas o
etiquetas) o para transmitir electrónicamente (por ejemplo, los mensajes de
correo electrónico y faxes enviados durante el proceso de combinación).
Puesto
que la combinación de correspondencia no guarda las copias del conjunto acabado
de documentos, deberá guardarse el documento principal. MS Word recuerda el
archivo de datos que se ha conectado con el documento principal y cuando éste
se vuelva a abrir se podrá realizar una nueva combinación rápidamente.
El proceso de combinación de correspondencia implica, generalmente, 6 pasos:
Definir
el tipo de documento que se pretende crear: carta, mensaje de correo
electrónico, etc.
Establecer
el documento principal de partida.
Crear
un archivo de datos con la información individualizada que identifica a los
destinatarios, o seleccionar uno ya existente.
Incluir
en el documento principal, por una parte, la información común y, por otra, los
campos donde se insertará la información diferenciada, que deberán recibir
todos los destinatarios.
Presentar
una vista previa del conjunto de los documentos finales
Finalizar
la combinación con el envío o la impresión de cada uno de los documentos
finales.
3.2 Hoja de cálculo
La
hoja de cálculo es una aplicación de los paquetes de informática tradicionales
que está programada para el manejo de datos numéricos y alfanuméricos con el
propósito de obtener conclusiones informes de contabilidad. Las posibilidades
de este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que permite operar con cálculos
complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos de todo tipo.
Los
orígenes de las hojas de cálculo modernas se remontan quizás a los años '60,
cuando artículos en revistas especializadas comenzaron a hacer referencia al
concepto de "hoja de cálculo electrónica". La primera hoja de cálculo
fue creada por Dan Bricklin y se llamó VisiCalc.
Actualmente
y en su forma más tradicional, las hojas de cálculo se emplean para hacer bases
de datos numéricos, operaciones de cálculos entre celdas, informes y
representaciones en gráfico de torta, barras y otros. Estas funciones no sólo
son muy útiles para la administración y decisión a nivel ejecutivo, sino que
también son fundamentales a la hora de presentar resultados y conclusiones
laborales y de negocios a públicos y clientes.
Por
su versatilidad y facilidad de uso a partir de un entrenamiento en el software,
este tipo de programas permiten ahorrar mucho tiempo (de elaboración y
resolución de cálculos extensos y complicados) y dinero (invertido en
contadores y especialistas de cálculos y economía).
3.2.1 Barras de herramientas
La
Barra de Herramientas de Excel es también conocida como barras de botones. La
barra de herramientas sirve como punto de reunión de los iconos de comandos más
frecuentemente utilizados en Excel.
La
barra de herramientas es personalizable, esta puede contener una o más barras
localizadas generalmente debajo de la barra de menús. Por defecto, Excel
muestra las barras estándar y de formato.
Para
ver las barras de herramientas disponibles, tienes dos opciones:
Selecciona
la opción Ver localizada en Barra de Menús, o
Hacer
clic con el botón derecho del ratón sobre la zona de barras de herramientas.
En
ambos casos se despliega un submenú que muestra las barras de herramientas
disponibles; marcando con un signo a la derecha, las barras de herramientas
activas.
3.2.3 Fórmulas y funciones
Las
fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que
podemos tener fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo.
A continuación encontrarás una serie de artículos para saber más sobre este
tema de las fórmulas y funciones de Excel.
Una
fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese
código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la
celda.
Existen
millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que
mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de
fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial
la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual
(=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de
fórmulas:
Símbolo
igual en las fórmulas de Excel
Al
pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual
será mostrado en la celda A1:
Cálculo
de una función de Excel
Ecuación
en Excel sin símbolo igual
Una
celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación,
mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no
realiza ningún cálculo.
Todas
las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:
Constantes
o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser
utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles
comillas como “Marzo”.
Constantes
y texto en fórmulas de Excel
Referencias
de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos
utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor
que queremos incluir en nuestra fórmula
Referencias
de celda en fórmulas de Excel
Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los
mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el
símbolo * para la multiplicación.
Operadores
en fórmulas de Excel
Funciones
de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel.
Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir
como parte de una fórmula.
3.2.4 Creación y edición de gráficos
Si
hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una
macro para automatizarlas. Una macro es una acción o un conjunto de acciones
que se puede ejecutar todas las veces que desee. Cuando se crea una macro, se
graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas. Después de crear
una macro, puede modificaría para realizar cambios menores en su
funcionamiento.
Imagine
que todos los meses crea un informe para el gerente del departamento contable.
Desea que los nombres de los clientes con cuentas vencidas aparezcan en rojo y
en negrita. Puede crear y luego ejecutar una macro que aplique rápidamente
estos cambios de formato en las celdas seleccionadas.
Imagen
del icono
Antes
de grabar una macro
Compruebe
que se muestra la ficha Programador en la cinta de opciones. Dado que la ficha
Programador no se muestra de manera predeterminada, haga lo siguiente:
Haga
clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la
categoría Personalizar cinta de opciones.
En
Personalizar cinta de opciones, en la lista Fichas principales, haga clic en
Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Imagen
del icono
Grabe
una macro
En
el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Grabar macro y luego
haga clic en Aceptar para comenzar a grabar.
Comando
Grabar macro en el grupo Código de la pestaña Programador
Realice
algunas acciones en la hoja de cálculo como escribir algún texto, seleccionar
algunas columnas o filas o rellenar con algunos datos.
En
el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Detener grabación.
Comando
Detener grabación en el grupo Código de la pestaña Programador
Imagen
del icono
Examine
la macro y pruébela
Al
modificar la macro que ha grabado, puede aprender un poco acerca del lenguaje
de programación Visual Basic.
Para
editar una macro, en el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en
Macros, seleccione el nombre de la macro que ha grabado y haga clic en Editar.
Esta acción hará que se inicie el Editor de Visual Basic.
3.2.5 Macros
Las
Macros en Excel son un conjuntos de instrucciones que se ejecutan de manera
secuencial por medio de una orden de ejecución, claro está que una Macro puede
invocar a otras, logrando de esta forma obtener operaciones cada vez más
complejas.
En
el caso de Excel el lenguaje empleado para el uso de Macros es VBA (Visual
Basic para Aplicaciones), Excel cuenta con un “Editor de Visual Basic” o también conocido como “Editor de VBA” que
permite la creación, y/o mantenimiento de las Macros que se tengan disponibles.
Las
Macros en Excel son útiles entre otras cosas porque permiten la automatización
de tareas repetitivas, por ejemplo si se da cuenta que todos los días se
encuentra creando la misma tabla dinámica (pero con distintos datos), o
colocando el mismo formato a una hoja, entonces es el momento de automatizar
dicha labor por medio de Macros.
El
punto fuerte a favor del uso de Macros, es que es sencillo de aprender a
crearlas y ejecutarlas, crear Macros es simple, y se puede llegar a ahorrar
mucho tiempo remplazando aquellas tareas repetitivas por Macros que usted mismo
haya creado, uno de los primeros pasos para acercarse al uso de Macros puede
ser el comenzar a utilizar el grabador de Macros.
3.3 Presentaciones
Las
líneas de cuadrícula son una de las cosas más útiles y feas de Excel. Lo
primero que recomiendo es quitar las Líneas de cuadrícula. Para hacer esto
haremos:
Esto
hace que quitemos la horrorosa malla que Excel da por defecto. Quizás puede
ayudarte a trabajar con tu Hoja de Cálculo pero al entregarla o ir a mostrarla,
siempre quítala, el efecto es una hoja en blanco.
Pon
un título atractivo para todas tus hojas
Lo
siguiente que recomiendo es no empezar a escribir en las primeras líneas. Pon
un título, algo representativo de la hoja, luego una línea de color y aumenta
el tamaño, así no nos perderemos al navegar por las diferentes hojas.
Recuadra
las cosas que quieres que sea vean, pero por favor, no uses colores muy
estridentes, no facilitan nada la lectura de un documento. Una manera sencilla
y bonita es crear un efecto de elevación. Para ello daremos los siguientes
pasos:
Selecciona
el rango que quieras remarcar.
Color
de fondo gris claro (por ejemplo)
Buena
presentación
Luego
me voy a la pestaña de Bordes y pongo grises oscuros y gruesos a la derecha y
abajo y grises claros arriba y a la izquierda.
Una
vez hecho esto el resultado.
Ocultar
filas y columnas no utilizadas
El
espacio que no estés utilizando en la hoja, o columnas que quieras esconder,
ocúltalo. Mi recomendación personal es ocultar todas las columnas hacia la
derecha que no estés utilizando, y lo mismo para las filas.
Usar
muchos colores no mejora tu presentación.
Internet
está lleno de tutoriales sobre Excel cuyos autores (aunque muy sabios) no son
unos grandes artistas en cuanto al formato: usan excesivos colores, formas muy
llamativas, fondos de mucho color…Un
buen uso de los colores te puede ayudar a clarificar mucho las cosas pero…
utiliza colores que combinen, de la misma gama cromática. Para sombrear rangos
de celdas es mejor usar tonos claros que oscuros. Y no abuses del sombreado.
En
las tablas no hace falta que todo esté recuadrado, pero si crees que es
conveniente, gasta dos segundos de tu vida en que el color de la cuadrícula
interior, al menos la interior, sea de un tono más claro que le que viene por
defecto… yo personalmente suelo usar solamente las líneas horizontales… (Un
listillo dijo una vez, “Sobre gustos no hay nada escrito”. Un sabio profesor le
contestó. “Sí que está escrito, pero tú no lo has leído”
Nada
de celdas combinadas
Y
por último, ¿qué hay de las celdas combinadas?
Yo particularmente las uso poco y sólo en fases finales (casi en la
entrega) puesto que para cualquier cambio que tengas que realizar en la hoja,
complican mucho la existencia si están combinadas.
Antes
de terminar, el “antes” del mismo ejemplo sin esa buena presentación en Excel
que hemos ido explicando
3.3.3 Manejo de autoformas,
Son
un grupo de formas ya elaboradas donde encontramos una gran variedad de líneas,
rectángulos, círculos, conectores, flechas de bloque, símbolos de diagramas de
flujo, estrellas, cintas y llamadas. Podemos insertar alguna de ellas desplazándonos
en la banda de opciones, pestaña insertar y damos clic en el comando
"formas"
Microsoft
Office nos ofrece la opción de agregar elementos gráficos a nuestros
documentos, estas imágenes podemos agregarlas a nuestro documento desde la gran
cantidad de imágenes pre diseñadas que están por defecto en nuestro Office, como
también agregarlas desde nuestro computador.
Esta
herramienta la podemos utilizar de la siguiente manera:
1.
Ubicamos el cursor donde se desea colocar la imagen.
2.
activamos la opción "imágenes pre diseñadas" o damos clic en
"imagen" para agregarla desde nuestro computador.
Las auto formas (Auto formas: grupo de formas ya elaboradas que incluye formas
básicas, como rectángulos y círculos, más una gran variedad de líneas y
conectores, flechas de bloque, símbolos de diagrama de flujo, cintas y
estrellas, y llamadas.) disponibles en la barra de herramientas (barra de
herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comando. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en
el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de
herramientas.)
3.3.4 Inserción de audio y video
En las presentaciones que hacemos usando PowerPoint para subir a SlideShare,
compartir en Facebook, usarlas en nuestra escuela, trabajo o negocio, podemos
agregar vídeos de casi cualquier fuente u origen.
Pueden
ser de YouTube, Vídeo, creados con el celular u otros descargados de Internet.
De
esta forma hacemos nuestras dispositivas más atractivas, interesantes y útiles.
Es
necesario agregarlos de forma diferente en cada caso, para que se muestren
correctamente y no entorpezcan el funcionamiento de la presentación.
Para
insertar un sonido en una presentación despliega la pestaña Insertar y elige
Sonido.
Después
aparecerá una lista donde podrás insertar un sonido que ya tengas almacenado en
tu ordenador (con la opción Sonido de archivo), o grabar tú mismo el sonido e
incluso insertar como sonido una pista de un CD de audio.
Cuando
la banda de opciones sea de un tamaño reducido, este icono aparecerá en el
desplegable Clip multimedia.
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